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Qu'est-ce qu'un kick-off meeting, comment bien l'organiser ?

Organiser un kick-off meeting

Le kick-off meeting, ou réunion de lancement, est incontournable pour mener à bien un projet d’entreprise. Il permet de faire rencontrer les partenaires (clients, concepteurs, agences de communication, équipe interne, etc.), en amont ou pour le lancement d’un projet.

Le kick-off meeting doit aboutir à la définition du calendrier du projet, de ses objectifs et de ses perspectives. Pour une entreprise, c’est donc un événement très important à ne pas négliger, qu’il faut absolument réussir. Des prestataires spécialisés dans ce genre d’événement peuvent aider les entreprises à faire de leur kick-off meeting une manifestation marquante qui séduira à coup sûr les partenaires du projet.

Le secret d’un kick-off meeting réussi : une préparation minutieuse

Comme tout événement de communication, la préparation en amont d’un kick-off meeting doit être réalisée avec minutie tant dans son organisation matérielle que dans le message à faire passer aux invités. Il s’agit de cibler exclusivement les principaux partenaires du projet qui auront un rôle à jouer dans sa réalisation. L’invitation doit informer de l’ordre du jour, des plans de projet et de communication qui seront mis en place tout au long des étapes à venir.

Il ne faut pas négliger non plus tous les éléments matériels qui feront du kick-off meeting une réussite. Un bon support qui détaille le projet et ses perspectives est indispensable à remettre à chaque participant, ainsi qu’un diaporama le jour-même qui illustrera les propos du porteur de projet tout en mobilisant l’attention des partenaires présents.

Le lieu du kick-off meeting a toute son importance. Choisir un lieu agréable, en dehors de l’entreprise, est de mise. Pourquoi ne pas organiser cet événement dans un château à la campagne, dans un hôtel prestigieux, etc. ? Favoriser la convivialité est également source de réussite. Les partenaires apprécient d’être invités la veille du kick-off meeting pour faire connaissance autour d’un bon dîner par exemple.

Comment réussir son kick-off meeting ?

L’organisation d’un kick-off meeting dépend beaucoup du projet qu’il concerne et de son domaine d’activité. Néanmoins, des règles de base s’appliquent à tous les kick-off meetings pour assurer la réussite de cet événement.

Présenter l’historique et les détails du projet

Le kick-off meeting d’un projet fait partie intégrante de la stratégie de la communication événementielle. Rien ne doit être laissé au hasard. Il faut avoir en tête que le public présent ne connaît pas forcément les tenants et les aboutissants du projet concerné. Dans un premier temps, Il est donc primordial de rappeler l’historique de ce projet et de détailler ses enjeux, ses spécificités et ses objectifs. Les supports de présentation prennent ici toute leur importance.

Créer une dynamique autour du projet

Le kick-off meeting doit mettre en avant les partenaires et instaurer un climat de confiance. C’est également au moment de cette réunion que le plan de communication doit être présenté afin que chaque participant sache qui sera informé des étapes à venir et comment, ainsi que l’indispensable plan de projet qui définit les grands repères et les dates de son avancée.

Le dynamisme doit être aussi de rigueur dans la présentation du kick-off meeting. Sans en faire trop, il est important d’être présent par son élocution, sa gestuelle et de s’appuyer sur des supports visuels simples mais efficaces (ppt, videos, etc.).

Prévoir des temps de détente

Le kick-off meeting est un moment intense de réflexions et d’échanges. Des temps ludiques, d’activités physiques ou artistiques, peuvent être proposés. Ils permettront aux partenaires de mieux se connaître ou de finaliser la réunion par un moment de détente convivial.

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